No dia 23 de abril de 2012, o portal Information Week publicou uma entrevista realizada com o Gerente de Processos e Estratégias da Ferrettigroup Brasil, Ricardo Paulino. Na entrevista Ricardo compartilhou com o público as estratégias seguidas pelo grupo desde a escolha da Lecom como empresa fornecedora até a implantação da solução. Essa história deu origem a um dos nossos mais recentes e significativos cases de sucesso da Solução ATOS Lecom. Veja o case na íntegra clicando aqui!
Abaixo, a matéria veiculada pela Information Week! Boa leitura! 
Até fevereiro de 2011 o Ferrettigroup Brasil ainda não tinha um escritório focado para a gestão dos processos. A empresa estava iniciando seu processo de profissionalização com a chegada de uma Diretoria Executiva renovada e como consequência algumas áreas começaram a ser reestruturadas e outras foram implementadas, como é o caso do Escritório de Processos e Estratégia, sob responsabilidade de Ricardo Paulino, gerente de processos e estratégia do Ferrettigroup Brasil.
A área foi criada com o objetivo de desenvolver e disseminar metodologias de gestão de processos e estratégia a fim de traduzir os objetivos futuros da companhia em execução.
“Para isso, identificamos imediatamente a necessidade de buscarmos uma solução que nos permitisse a integração e comunicação entre as áreas, velocidade e segurança das informações para tomada de decisões e, como consequência, a gestão do conhecimento, pois esta solução deveria ainda proporcionar a disponibilidade das informações, como o histórico de todos os processos, para as consultas e as melhorias futuras”, conta Paulino.
Até o momento, o domínio dos processos ficava restrito a poucas áreas. De acordo com o executivo, a empresa não tinha cultura para gestão de processos e por isso foi decidido por desenvolver toda a metodologia de Gestão por Processos, com foco nos processos transversais, mais conhecido como os processos “de/até”, que dependem de várias áreas funcionais.
“As informações sobre um determinado processo não poderiam mais ficar sob o domínio de apenas uma área, mas deveriam estar disponíveis a todas aquelas envolvidas com o processo.”
Mercado
A primeira ação do Escritório de Processos e Estratégia da Ferrettigroup Brasil foi entrar em contato com fornecedores em fevereiro de 2011.Como a empresa sabia claramente quais eram suas necessidades, a TI buscou no mercado os possíveis fornecedores da solução Workflow. No processo de escolha, quatro fornecedores foram contatados, dentre eles a Lecom.
“Além de atender as expectativas e necessidade citadas acima, a solução ainda deveria ser funcional e de fácil utilização. A ferramenta deveria proporcionar a nós uma liberdade de customizações e programações de modo que nossa própria equipe interna tivesse condições de administrar a ferramenta e desenvolver nossos processos com autonomia”, diz Paulino.
Um passo considerado importante pelo Ferrettigroup foi agendar visita à um dos clientes da Lecom que tinha o mesmo ERP utilizado pela empresa (Logix – Totvs) para entender como a solução do fornecedor poderia auxiliar na gestão dos processos, inclusive quanto as integrações entre Lecom e ERP.
Implantação
A implantação ocorreu em maio do ano passado e teve a duração de uma semana, desde a instalação da ferramenta até o treinamento dos analistas de processos. Para o treinamento, a empresa optou por desenvolver o seu primeiro processo. Para o executivo, a participação da área interna do Ferrettigroup foi um diferencial:
“Desde o primeiro momento a área de TI, sob responsabilidade de Manoel Paulo Coelho, coordenador de TI da Ferrettigroup Brasil, foi nossa grande parceira, na busca dos possíveis fornecedores, nas visitas com cada um deles, nas análises da propostas técnicas e comerciais, no treinamento. Até hoje trabalhamos muito unidos e esta proximidade tem sido fundamental para o sucesso da implantação e da manutenção da solução.”
Mas, por ora, toda a gestão do Atos Lecom e desenvolvimento dos processos está sob responsabilidade do Escritório de Processos e Estratégia. De acordo com Paulino essa é uma estratégia para ganhar velocidade no atendimento as necessidades da companhia e não sobrecarregar a área de TI que atualmente tem outras prioridades.
Benefícios
O primeiro processo, chamado de PAD, foi implantado oficialmente em julho de 2011 com o objetivo de fazer a gestão de todas as alterações das listas técnicas dos barcos, seja inclusão, exclusão ou substituição de componentes, ou até mesmo modificação da quantidade. Paulino explica que antes este processo era realizado via formulário impresso e passava por oito áreas para que tomassem conhecimento das alterações e para coleta de assinaturas.
“O processo era demorado e a informação não estava disponível a todos correndo o risco de retrabalhos e duplicidades, já que as áreas envolvidas não tinham um histórico de todas as alterações já assinadas.”
A diferença, segundo o executivo, é que com a implantação da solução Atos Lecom, todo este processo, continuou passando pelas oito áreas, mas, imediatamente, o tempo do ciclo foi reduzido de 70 para quatro dias aproximadamente.
“Além dos ganhos em produtividade, agora temos uma base histórica suficiente para gerar melhorias na engenharia e outras áreas conforme as estatísticas que a base de dados da solução nos proporcionou”, enfatiza.
Outros processos foram implantados com ganhos de produtividade e qualitativos, como é o caso do processo chamado FAP (Ficha de alteração de produto), o qual apresentou redução de 25 dias para aproximadamente 14 dias de resposta aos clientes da empresa.
“Atualmente estamos com nove processos ativos, sendo que 100% deles têm alguma integração com nosso ERP Logix e outros sistemas auxiliares. Estas integrações vão das mais simples, como consultas ao banco de dados do ERP, até as mais complexas, aquelas que demandam uma programação mais elaborada que promovem alterações nos bancos de dados”. A estimativa é de que até o final do ano 20 processos estejam ativos e integrados.
“Aliás aprendemos com este trabalho que a grande vantagem em buscar automação dos processos é promover as integrações com o ERP, pois serão estas integrações que garantirão os ganhos de produtividade nos processos que hoje são feitas manualmente pelos profissionais de cada área. Se utilizarmos a solução de Workflow apenas como “formulários eletrônicos” e implantarmos mais e mais processos com esta característica, iremos apenas aumentar o trabalho de nossos profissionais, que ficaram boa parte do tempo respondendo e-mails e formulário ou fazendo trabalhos em duplicidades no Workflow e no ERP”, compartilha Paulino ao recomendar cuidado para não exceder a quantidade de processos sem o real objetivo de automatizar ações realizadas de maneira manual.
